Smart Holding A.Ş.'nin kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin ilkelerini, yöntemlerini ve ilgili kişilerin haklarını kapsamlı biçimde düzenleyen kurumsal politikadır.
SMART HOLDİNG ANONİM ŞİRKETİ (“SMART HOLDİNG” veya “Şirket” ) olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca “veri sorumlusu” sıfatıyla kişisel verilerinizin gizliliği ve güvenliğine önem veriyoruz. Bu kapsamda, iş ilişkilerimizi yürütürken müşterilerimiz, çalışanlarımız, çalışan adaylarımız, tedarikçilerimiz, iş ortaklarımız, bunların çalışanları ve yetkilileri, ziyaretçilerimiz ve diğer tüm üçüncü kişilere ait elde ettiğimiz kişisel verileri nasıl işlediğimiz, hangi amaçlarla kullandığımız ve bu bilgileri nasıl koruduğumuz hakkında sizleri bilgilendirmek isteriz.
İşbu bildirimde kullanılan tüm kavram ve ifadeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve sair mevzuatta kendilerine atfedilen anlamı ifade edecektir. Bu Politikada ki “siz” ifadesi şahsınızı ifade etmektedir.
İşbu Politika ile Şirket’in “şirket faaliyetlerinin şeffaflık içinde yürütülmesi ilkesi”nin sürdürülebilirliği amaçlanmaktadır. Bu kapsamda, Şirket veri işleme faaliyetlerinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda (“KVK Kanunu”) yer alan düzenlemelere uyumu bakımından benimsenen temel prensipler belirlenmekte ve Şirket tarafından yerine getirilen uygulamalar açıklanmaktadır.
Politika, Şirket tarafından otomatik olan veya herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla kişisel verileri işlenen gerçek kişilere yöneliktir.
Şirket, yasal düzenlemelere paralel olarak Politika’da değişiklik yapma hakkını saklı tutar.
Şirketimize ilettiğiniz kişisel verilerin, doğru, eksiksiz ve güncel olmalarını sağlamak, sizlerin sorumluluğundadır. Bunun ötesinde, başka kişilerin verilerini bizimle paylaşırsanız, bu tür verileri yerel yasal gerekliliklerle uyumlu olarak toplamak yine sizlerin sorumluluğunuzda olacaktır.
Şirket
Grup Şirketleri
Smart Güneş Enerjisi Teknolojileri Arge Üretim San. ve Tic. A.Ş., Smart Solar Araştırma Geliştirme Enerji San. ve Tic. Ltd. Şti., Smart Sumec Enerji Ekipmanları Paz. A.Ş., Smart Güneş Enerji Ekipmanları Paz. A.Ş.
Kişisel Veri/Veriler
Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgidir.
Özel Nitelikli Kişisel Veri
Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.
Kişisel Verilerin İşlenmesi
Kişisel Verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemdir.
Kişisel Veri Sahibi/İlgili Kişi
Şirket Paydaşlarını ve Çalışanlarını, Şirket İş Ortaklarını, Şirket Yetkililerini, Çalışan Adaylarını, Ziyaretçileri, Şirket ve Grup Şirket Müşterilerini, Potansiyel Müşterileri, Üçüncü Kişileri ve kişisel verisi şirket tarafından işlenen kişileri ifade eder.
Veri Kayıt Sistemi
Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini ifade eder.
Veri Sorumlusu
Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve yöntemlerini belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişidir.
Veri İşleyen
Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişidir.
İrtibat Kişisi
Şirket’in Kanun ve Kanun’a dayalı olarak çıkarılacak ikincil düzenlemeler kapsamındaki yükümlülükleriyle ilgili olarak, Kurum ile iletişimi sağlamak amacıyla Veri Sorumluları Sicili’ne kayıt esnasında bildirilen gerçek kişiyi ifade eder.
Açık Rıza
Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızadır.
Veri Koruma Kurulu
Şirketin yürürlükteki Kişisel Verileri koruma mevzuatına ve düzenlemelerine uyumunu denetlemek, periyodik imha süreçlerini yönetmek, veri ihlali vb. durumlarda alınacak aksiyonları tespit etmek üzere oluşturulan kurulu ifade eder.
Veri Saklama ve İmha Politikası
Şirket tarafından Kişisel Verilerin saklanması, silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesiyle ilgili 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 30224 sayılı ve 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazete’de yayınlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik ve yürürlükteki ilgili mevzuat uyarınca ile getirilen yükümlülüklerini yerine getirirken uyacağı esasları belirlemek amacıyla oluşturulan kişisel veri saklama ve imha politikasını ifade eder
Anonim Hale Getirme
Daha öncesinde bir kişiyle ilişkilendirilmiş olan verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.
Kanun
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nu ifade eder.
KVK Kurulu
Kişisel Verileri Koruma Kurulu’dur.
SMART HOLDİNG ile aranızdaki hukuki-ticari-sözleşmesel ilişkilere bağlı olarak aşağıda belirtilen verilerinizin birini veya bir kaçını, ilişkinin türüne, mevzuata ve iş ihtiyacına göre işleyebiliyoruz. İşlediğimiz kişisel veriler, aramızdaki iş ilişkisinin türüne (Örn. müşteri, tedarikçi, iş ortağı vb.) ve bizimle iletişime geçme yönteminize (Örn. Telefon)
Kimlik Bilgisi
Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait; Ad-soyad, T.C. kimlik numarası, doğum yeri, doğum tarihi, cinsiyet, nüfus cüzdanı ve pasaport no, vergi numarası, imza, SGK numarası, vb. bilgiler.
İletişim Bilgisi
Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait; telefon numarası, adres, e-mail adresi, faks numarası, gibi bilgiler.
Lokasyon Bilgisi
İlgili Kişi’nin Şirket’in iş birimleri tarafından yürütülen operasyonlar çerçevesinde, Şirket araçlarını kullanırken bulunduğu yerin konumunu tespit eden bilgiler; GPS konum verisi.
İşlem Güvenliği Bilgisi
Veri ilgilisine ait Ip adresi, Bilgisayar şifresi, internet erişim kayıtları gibi veriler.
Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi
Şirkete ait fiziksel mekanlara girişte, fiziksel mekanın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler; kamera kayıtları ve güvenlik noktasında alınan kayıtlar vb.
Finansal Bilgi
Şirket’in İlgili Kişi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler ile banka hesap numarası, IBAN numarası, kredi kartı bilgisi, malvarlığı verisi, gelir bilgisi gibi veriler.
Görsel/İşitsel Bilgi
Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olan; fotoğraf ve kamera kayıtları, çağrı merkezi vasıtasıyla alınan ses kayıtlarından ibaret veriler.
Özlük Bilgisi
Şirket ile kurduğu hizmet akdi uyarınca personel sıfatıyla çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin özlük haklarının oluşmasına temel olacak bilgilerin elde edilmesine yönelik işlenen her türlü kişisel veri.
Eğitim ve Meslek Verileri
Çalışanların, adayların, ve müşterilerin iş geçmişi ve eğitim geçmişine ait bilgilerdir.
Hukuki İşlem Bilgisi
Şirket’in hukuki süreçlerinin takibi, alacak ve haklarının tespiti, takibi ve borçlarının ifası ile kanuni yükümlülükleri kapsamında işlenen veriler.
Müşteri İşlem Bilgisi
Ürün ve hizmetlerin kullanımına yönelik kayıtlar ile müşterinin ürün ve hizmetleri kullanımı için gerekli olan talimatları ve talepleri gibi bilgiler.
Pazarlama Verisi
Ürün ve hizmetlerin İlgili Kişinin alış veriş geçmişine göre özelleştirilerek pazarlamasının yapılmasına yönelik işlenen kişisel veriler ve bu işleme sonuçları neticesinde yaratılan rapor ve değerlendirmeler.
Özel Nitelikli Kişisel Veri
Kanun’un 6. maddesinde belirtilen ve mahiyetleri itibariyle işlenmesi ve korunması daha özel şartlara bağlanan verilerdir (örn. sağlık verileri, sabıka kaydına ilişkin veriler, sendika üyeliği vb).
Performans Bilgisi
Bu veri kategorisi, iç denetim ve işlerliği arttırma amacı ile şirket içinde personel için, şirket dışında ise iş ortaklarının performans denetimi amacı ile işlenen verilerin tümüdür.
Kişisel verilerinizi temel olarak aşağıdaki durumlarda toplarız:
Şirketimiz tarafından işlenen tüm kişisel veriler, KVKK ve ilgili mevzuat uyarınca işlenmektedir. Şirketimiz, KVKK 4. maddesi uyarınca kişisel verilerinizi işlerken dikkat ettiğimiz temel ilke ve prensipler aşağıda açıklanmıştır:
Kişisel verilerinizi KVKK madde 5 uyarınca aşağıdaki hukuki sebepler çerçevesinde işliyoruz. Şirketimizin faaliyet alanı gereği enerji santrali kurulumu, elektrik üretimi ve satışı, panel üretimi ve satışı için bir çok müşteri, tedarikçi, üretici ve satış noktası ile ticari ilişkiler kurmakta ve bu taraflar arasında ürün, hizmet tedarik, depolama ve teslim hizmetleri sunmaktadır. Şirket tarafından perakende satış yapmak suretiyle son kullanıcı/gerçek kişi müşteri ile doğrudan bir satış ilişkisi tesis edilmese de, zaman zaman üretici ve garanti sorumlulukları, talep ve şikayetlerin takibi ve müşteri memnuniyeti gibi gerekçelerle doğrudan gerçek kişi müşterilerle de temas edebilmektedir. Şirketlerimiz operasyonları gereği ticari iş süreçlerinin tamamında Tacir veya Esnaf olarak tabir edilen ticaret erbapları ile ilişkiler kurmaktadır. Kişisel veriler temel olarak, kanunlarda açıkça düzenlenen hususlar saklı olmak üzere, taraflar arasındaki Ticari ilişkilerin ve sözleşmelerin kurulması ve ifası, vergi, borçlar ve ticaret hukuku mevzuatları başta olmak üzere ilgili mevzuat uyarınca yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve temel hak ve özgürlüklere zarar vermemek koşuluyla şirketimizin meşru menfaatleri hukuki gerekçeleriyle işlenmektedir. Kişisel veri işleme süreçlerimizde, burada belirtilen hukuki gerekçelerin birine girmeyen hususlar olduğunda ayrıca AÇIK RIZA gerekçesini sağlamak üzere veri ilgilisinden izin talep edilmektedir.SMART HOLDİNG ile aranızdaki ticari, hukuki, sözleşmesel veya bir başka surette kurduğunuz ilişki kapsamında, aşağıda detaylı olarak belirtilen amaçlar çerçevesinde ve 6698 sayılı Kanun’un 5. Maddesinin 2. Fıkrası ve devamındaki hukuka uygunluk sebeplerine istinaden veya böyle bir sebep bulunmaması halinde açık rızanıza istinaden; Kişisel Verileriniz, SMART HOLDİNG tarafından doğrudan sizlerden (sözleşme, sipariş formu, teklif talebi veya formu, e-posta yazışmaları, kartvizit paylaşımı, işe alım süreçleri, web sitesi mesajları, sosyal medya mesajları, çağrı merkezi kayıtları, işyeri ziyaretleri, iş ortaklarımızın paylaşımları gibi alanlardan) toplanmakta ve işlenebilmektedir. İş yerlerimizi ziyaretleriniz sırasında güvenlik gerekçeleri ile kimlik bilgileriniz ve güvenlik kamerası ile görüntünüz kayıt altına alınmakta ve bu operasyonla sınırlı olarak işlenmektedir.
Yanı sıra SMART HOLDİNG tarafından yapılan çeşitli etkinliklerde veya fuar katılımlarında pazarlama ve tanıtım faaliyetlerimiz kapsamında tarafınızca paylaşılan kartvizitleriniz (Kartvizit üzerindeki veri alenileştirilmiş kabul edilir.) arşivlenmek suretiyle; kartvizitlerinizde yer alan ad, soyad, telefon ve adres verileriniz işlenmektedir. Burada amaç iki şirket arasında alım satım sözleşmesinin kurulması için gerekli süreçlerin işletilmesidir. Etkinliklerde ve fuarlarda aydınlatma metinlerimiz ve gerekli durumlarda izin belgelerimiz tarafınıza ayrıca fiziki olarak sunulmaktadır.
SMART HOLDİNG, tüm veri işleme süreçleri için, 6698 sayılı yasa ve ilgili mevzuat uyarınca, kişisel verilerin veri ilgilisinden temin edilmesi aşamasında, süreç bazlı olarak tüm veri ilgililerini bilgilendirmektedir. Bu bilgilendirme kapsamında ve veri ilgilisi ile temas edilen alan özelinde yazılı/basılı veya elektronik yollarla;
Hususunda bilgi verilmektedir. Bu bilgilendirme yine işin mahiyetine göre detayı olabileceği gibi katmanlı aydınlatma prensibi de esas alınarak zaman zaman işbu politikaya atıf ve yönlendirme yapılmak suretiyle de yerine getirilmektedir.
SMART HOLDİNG, kişisel veri işleme amaçları bu tabloda genel hatları ile ifade edilmiştir. Aşağıda veri süjesi özelinde özel amaçlar açıklanacaktır.
Şirket İç Operasyonlarının Yürütülmesi ve İnsan Kaynakları, Personel Süreçlerinin Yönetimi
Hukuksal, Teknik ve İdari Sonucu Olan Faaliyetler
Müşteriye Dokunan Süreçler/ Operasyonlar ve Pazarlama Faaliyetleri
Finansal Operasyonlar
Strateji Planlama & İş Ortakları/Tedarikçi Yönetimi
Şirketimizin VERİ SUJELERİ kırılımında veri işleme amaçları aşağıda açıklanmıştır.
Müşteriler için;
SMART HOLDİNG, şirket yapısı gereği imalatını yaptığı ürünlere ilişkin olarak, gerçek veya tüzel kişi müşterilerle kurulan alım satım ilişkisi uyarınca aşağıda yer alan amaçlar kapsamında veri işleme faaliyeti yürütmektedir:
Potansiyel Müşteriler için;
Web sitemizi ziyaretleriniz, Sosyal Medya Hesaplarımızdaki paylaşımlarınız, çağrı merkezimize sipariş ve fiyat teklifi için ilettiğiniz talepleriniz, gönderdiğiniz e –postalar, şikâyetleriniz ve fuar alanlarında, etkinliklerde paylaştığınız kartvizitler (Kartvizit üzerindeki veri alenileştirilmiş kabul edilir.) vasıtasıyla doğrudan sizlerden temin edilen kimlik ve iletişim bilgileriniz; talep edilen ürünler için teklif oluşturulabilmesi, sözleşmenin kurulabilmesi, talep ve şikâyetlerinizin yönetimi için Kanunun 5/2 maddesi uyarınca işlenmekte; tacir ve esnaflar için ayrıca şirketimizin ürün ve hizmetlerinden haberdar edilmek ve özel bir takım ürünlerin sunulması hedefi çerçevesinde, pazarlama amacına uygun olarak (elektronik ticari iletişim amacıyla) işlenmektedir.
Çalışan Adayları için;
Şirket tarafından veri sorumlusu sıfatıyla; iş başvuruları kapsamında adaylar tarafından paylaşılan CV’ler veya doldurulan başvuru formu ile alınan, çalışan adaylarına ait kişisel veriler ilgili şirketin otomatik sistemleri veya fiziksel ortamlarında ve şirket yazılı standartlarında, çalışan adaylarıyla iş ilişkisi kurulabilmesi amacıyla işlenmekte ve sınırlı bir süre boyunca saklanmaktadır. Burada amaç bu süre boyunca çalışan adayının yeniden değerlendirmeye alınması ve kurulması muhtemel iş ilişkisi için belirli süre ile sistemde tutulmasıdır. Bu süre içinde aday ile iş ilişkisi kurulmaması durumunda envanterde belirtilen süre sonunda ilk periyodik imha işleminde bu veriler imha edilmektedir. Adayın işe alınması durumuna ise bu bilgiler Özlük dosyasında saklanmaktadır.
SMART HOLDİNG, adaylar tarafından gerek www.smartholding.com.tr internet adresi üzerinden, gerek kariyer sitelerinden, gerek ise şirket merkezinde yapılan iş başvuruları kapsamında paylaşılan CV’ler veya doldurulan başvuru formları ile alınan kişisel verileri kullanmak suretiyle veri işleme faaliyeti yürütmekte ve bu hususlarda gerekli bilgilendirmeyi doğrudan ilgili alanlarda yapmaktadır
Çalışan adaylarına ait genel veri işleme amaçları aşağıda sıralanmıştır:
Çalışanlar için;
SMART HOLDİNG, Çalışanlarına ait kişisel verileri ilgili mevzuattan kaynaklı sebeplerle özlük dosyası oluşturabilmek, tarafınızla hizmet sözleşmesi akdedebilmek ve SMART HOLDİNG’in yönetim hakkı ve meşru menfaati kapsamında, aşağıda yer alan amaçlar dâhilinde veri işleme faaliyeti yürütmektedir:
Tedarikçi/İş Ortakları için;
Şirket tarafından yürütülen ticari faaliyetler kapsamında, ticari veya hukuki ilişki içinde bulunulan, gerçek veya tüzel kişi tacir ve esnaflara ait kişisel bilgiler (Kimlik verisi, İletişim verisi, Finansal veri, İmza verisi) işlenmektedir. Bu veriler Kanun’un 5/2 Maddesinde belirtilen; Sözleşmelerimizin kurulması ve ifası, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve Şirket’in meşru menfaatleri kapsamında Kanun’da öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve belirtilen kişisel veri işleme şartları dâhilinde işlenmektedir. Kişisel veriler Şirket tarafından yukarıda sıralanan amaçlar kapsamında fiziksel ve elektronik ortamda Tedarikçi ve İş Ortakları tarafından doğrudan iletilmek yöntemi ile toplanmakta ve işlenmektedir.
Veri işleme amaçları;
Ziyaretçiler için;
Şirketimizi, web sitemizi ve diğer iş yerlerimizi ziyaretleriniz kapsamında, şirketimizin ve sizlerin güvenliğin sağlanmasının yanı sıra yasal yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi ve meşru menfaatlerimize bağlı olarak, ana girişlerde ad ve soyadınız, fiziki ortamlarda güvenlik kamerası ile görsel verileriniz, işyerimizi ziyaretiniz sırasında sizlere sunulan internet erişimi kapsamında elde edilen kimlik ve iletişim verileriniz ve işlem güvenliği verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:
Özel nitelikli kişisel veriler öğrenilmesi halinde ilgili kişi hakkında ayrımcılık yapılmasına veya mağduriyete neden olabilecek nitelikteki verilerdir. Bu nedenle, diğer kişisel verilere göre çok daha sıkı şekilde korunmaları gerekmektedir. Özel nitelikli kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası ile ya da Kanunda sayılan sınırlı hallerde işlenebilir.
Kanunda özel nitelikli kişisel veriler, sınırlı sayma yoluyla belirlenmiştir. Bunlar; kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileridir. Özel nitelikli kişisel verilerin kıyas yoluyla genişletilmesi mümkün değildir.
Şirket, tüm veri işleme süreçlerinde Özel Nitelikli Kişisel Veriler’i mümkün olduğu ölçüde veri sistemlerine sokmama ve işlememe eğilimi göstermektedir. Ancak işin mahiyeti gereği özel nitelikli veri işlenmesi gerektiği hallerde mevzuatta açıkça düzenlenmiş olma haline bağlı olarak ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenir. Sağlık verisi ise sağlık personeli dışında işlenecek ise ancak ilgili kişinin açık rızasına istinaden işlenebilir. Şirket Özel Nitelikteki Kişisel Veriler’in işlenmesinde daha sıkı önlemlerin alınması konusunda gerekli işlemleri yürütmektedir.
Şirketimiz, KVKK’nın 10. maddesine uygun olarak, özel nitelikli kişisel verilerin elde edilmesi sırasında İlgili Kişiler’i aydınlatmaktadır. Özel nitelikli kişisel veriler, KVKK’ya uygun tedbirler alınarak ve gerekli denetimler yapılarak/yaptırılarak işlenmektedir. Kural olarak özel nitelikli kişisel verilerin işlenme şartlarından bir diğeri ise veri sahibinin açık rızasıdır.
Şirketimiz, kural olarak veri işleme süreçlerinde özel nitelikli kişisel verilere yer vermeme eğilimindedir. Ancak faaliyet alanımız, işin niteliği ve bazı yasal zorunluluklar dikkate alındığında özel nitelikli kişisel verilerin de işlenmesi gerekebilmektedir. Örneğin İş yerlerinde verilen sağlık hizmetleri veya iş yeri hekimliği faaliyetleri çerçevesinde personelin veya işe alım süreçlerinde personel adayların sağlık beyanları iş yeri hekimi dışında insan kaynakları departmanı tarafından da işlenmek durumunda kalabilmektedir. Ya da yine insan kaynakları operasyonları çerçevesinde zaman zaman çalışanlardan ceza mahkumiyetine dair kayıtlar talep edilebilmektedir. Şirket merkez binasında çalışan beyaz yaka çalışanların giriş çıkış kayıtlarının oluşturulması amacıyla parmak izi verileri işlenebilmektedir Bu gibi durumlarda ilgili kişilerden açık rıza talep edilmektedir. İlgili Kişiler’in açık rızalarını yazılı olarak almaktadır.
Şirketimiz, özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için özel önlemler almaktadır. Veri minimizasyonu ilkesi gereği, özel nitelikli kişisel veriler, ilgili iş süreci için gerekli olmadığı sürece toplanmamakta ve yalnızca gerekli durumlarda işlenmektedir. Bu çerçevede ve yukarıda ifade edildiği üzere şirketlerimiz gerektiğinde alınan sağlık verisi, bir kısım personelden alınan parmak izi verisi ve ceza mahkumiyetine dair kayıtlar dışında özel nitelikli kişisel veri işlememektedir.
Şirketimiz, kişisel verilerin aktarılması konusunda KVKK’da öngörülen ve Kurul tarafından alınan karar ve ilgili düzenlemelere uygun bir şekilde hareket etmek sorumluluğu altındadır. Şirketimiz tarafından ilgililere ait kişisel veriler ve özel nitelikli veriler ilgili kişinin açık rızası olmadan başka gerçek kişilere veya tüzel kişilere aktarılamaz. Ancak, KVKK ve diğer Kanunların zorunlu kıldığı durumlarda ilgilinin açık rızası olmadan da veriler mevzuatta öngörülen şekilde ve sınırlarla bağlı olarak yetkili kılınan idari veya adli kurum veya kuruluşa aktarılabilir.
Ayrıca, KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde öngörülen durumlarda ilgilinin rızası olmaksızın da aktarım mümkündür. Şirketimiz, kişisel verileri KVKK’da ve ilgili diğer mevzuatta öngörülen şartlara uygun olarak ve mevzuatta belirtilen tüm güvenlik önlemlerini alarak şayet veri sahibi kişi ile imzalı mevcut bir sözleşme var ise, söz konusu sözleşmede ve Kanun veya ilgili diğer mevzuatta aksi düzenlenmediği sürece Türkiye’de bulunan üçüncü kişilere ve SMART HOLDİNG çatısı altında bulunan şirketlere aktarabilir.
SMART HOLDİNG kişisel verilerinizi bu Politika’da yer verilen amaçlarla Kanun ve sair mevzuat kapsamında aşağıdaki yurt içi alıcı gruplarına aktarabilecektir:
Şirketimiz, kişisel verileri Türkiye’de üçüncü kişilere aktarabileceği gibi, Türkiye’de işlenerek veya Türkiye dışında işlenip muhafaza edilmek üzere, dış kaynak kullanımı dâhil yukarıda da yer verildiği gibi Kanunda ve ilgili diğer mevzuatta öngörülen şartlara uygun olarak ve mevzuatta belirtilen tüm güvenlik önlemlerini alarak, personelimize ait bazı kişisel verileri Türkiye’de ve yurtdışında yerleşik bulut hizmeti sağlayıcısı tedarikçileri ile paylaşılabilir. Bu konuda hukuki dayanak ise açık rızadır. Kişisel verilerin yurtdışına aktarılması halinde KVKK m. 8 ve m. 9 hükümlerine uygun hareket ediyoruz.
Şirket tarafından, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerde meydana gelebilecek güvenlik eksikliklerini önlemek için, imkanlar dâhilinde, korunacak verinin niteliğine göre gerekli her türlü tedbir alınmaktadır.
Bu kapsamda Şirket tarafından gerekli her türlü (i) idari ve (ii) teknik tedbirler alınmakta, (iii) şirket bünyesinde denetim sistemi kurulmakta ve (iv) kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla ifşası durumunda KVK Kanunu’nda öngörülen tedbirlere uygun olarak hareket edilmektedir.
Şirket web sitesini ziyaret eden kullanıcılar ve kullanıcıların web sitesini kullanımı hakkındaki bilgileri teknik bir iletişim dosyası (Çerez-Cookie) kullanarak elde edebilir. Bahsi geçen teknik iletişim dosyaları, ana bellekte saklanmak üzere bir internet sitesinin kullanıcının tarayıcısına (browser) gönderdiği küçük metin dosyalarıdır. Teknik iletişim dosyası site hakkında durum ve tercihleri saklayarak İnternet'in kullanımını kolaylaştırır.
Teknik iletişim dosyası, siteyi kaç kişinin ziyaret ettiğini, bir kişinin siteyi hangi amaçla, kaç kez ziyaret ettiğini ve ne kadar sitede kaldıkları hakkında istatistiksel bilgileri elde etmeye ve kullanıcılar için özel tasarlanmış kullanıcı sayfalarından dinamik olarak reklam ve içerik üretilmesine yardımcı olur. Teknik iletişim dosyası, ana bellekte veya e-postanızdan veri veya başkaca herhangi bir kişisel bilgi almak için tasarlanmamıştır. Tarayıcıların pek çoğu başta teknik iletişim dosyasını kabul eder biçimde tasarlanmıştır ancak kullanıcılar dilerse teknik iletişim dosyasının gelmemesi veya teknik iletişim dosyasının gönderildiğinde uyarı verilmesini sağlayacak biçimde ayarları değiştirebilirler.
Çerez, bir web sitesini ziyaret ettiğinizde cihazınıza (örneğin; bilgisayar veya cep telefonu) depolanan küçük bir metin dosyasıdır. Çerezler, bir web sitesini ilk ziyaretiniz sırasında tarayıcınız aracılığıyla cihazınıza depolanabilirler. Aynı siteyi aynı cihazla tekrar ziyaret ettiğinizde, tarayıcınız cihazınızda site adına kayıtlı bir çerez olup olmadığını kontrol eder. Eğer kayıt var ise, kaydın içindeki veriyi ziyaret etmekte olduğunuz web sitesine iletir. Bu sayede web sitesi, sizin siteyi daha önce ziyaret ettiğinizi anlar ve size iletilecek içeriği de ona göre tayin eder.
Çerezler, daha önceki ziyaretlerinizde kullandığınız tercihlerin web sitesi tarafından hatırlanmasını sağlayarak, sonraki ziyaretlerinizin çok daha kullanıcı dostu ve kişiselleştirilmiş bir deneyim sunmak amacı ile kullanılır.
Çerezlerin kullanımına ilişkin tercihlerinizi değiştirmek ya da çerezleri engellemek veya silmek için internet tarayıcınızın ayarlarını değiştirmeniz yeterlidir. Birçok tarayıcı çerezleri kontrol edebilmeniz için size çerezleri kabul etme veya reddetme, yalnızca belirli türdeki çerezleri kabul etme ya da bir web sitesi cihazınıza çerez depolamayı talep ettiğinde tarayıcı tarafından uyarılma seçeneği sunar. Aynı zamanda daha önce tarayıcınıza kaydedilmiş çerezlerin silinmesi de mümkündür. Çerezleri kontrol edilmesine veya silinmesine ilişkin işlemler kullandığınız tarayıcıya göre değişebilmektedir.
Chrome:https://support.google.com/chrome/answer/95647?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=tr
Internet Explorer:https://support.microsoft.com/tr-tr/help/17442/windows-internet-explorer-delete-manage-cookies
Firefox:https://support.mozilla.org/tr/kb/cerezleri-silme-web-sitelerinin-bilgilerini-kaldirma
Yandex:https://yandex.com.tr/support/browser-classic/personal-data-protection/cookies.xml
Safari: https://support.apple.com/tr-tr/guide/safari/sfri11471/mac
Şirket tarafından, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerde meydana gelebilecek güvenlik eksikliklerini önlemek için, imkanlar dâhilinde, korunacak verinin niteliğine göre gerekli her türlü tedbir alınmaktadır.
Bu kapsamda Şirket tarafından gerekli her türlü (i) idari ve (ii) teknik tedbirler alınmakta, (iii) şirket bünyesinde denetim sistemi kurulmakta ve (iv) kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla ifşası durumunda KVK Kanunu’nda öngörülen tedbirlere uygun olarak hareket edilmektedir.
Kişisel verilerinizin saklanma sürelerini belirlerken aşağıdaki kriterleri dikkate alıyoruz:
Şirket tarafından hazırlanmış detaylı kişisel veri işleme envanterinde her bir veri türüne ve sürece ilişkin saklama süreleri ayrıntılı olarak belirtilmiştir.
SMART HOLDİNG kişisel verilerin İmha usullerinin belirlendiği bir KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI hazırlamış ve Şirket içinde yayınlamıştır. Tüm imha süreçleri bu politikaya uygun olarak yürütülmektedir. Kanun’un 7. maddesi gereğince hukuka uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler tarafından resen veya İlgili Kişinin talebi üzerine Şirket, bu iş için özel olarak hazırlamış bulunduğu Veri koruma ve İmha Politikasına, mevzuata ve Kurum tarafından yayımlanan rehbere uygun olarak imha eder.
SMART HOLDİNG tarafından hazırlanan ve tüm veri işleme süreçlerini düzenleyen kişisel veri envanterinde her bir veri türü ve süreç için SAKLAMA SÜRELERİ açıkça belirlenmiş olup, imha süreçlerinde bu süreler esas alınmaktadır.
SMART HOLDİNG; KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır.
SMART HOLDİNG, kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre gerekli tüm teknik ve idari tedbirler almaktadır.
Yukarıda belirtilen kişisel verileriniz, Şirketimize ve/veya tedarikçilerimize ait fiziki arşivler ve bilişim sistemlerine nakledilerek, hem dijital hem de fiziki ortamda muhafaza altında tutulabilecektir.
Toplanan kişisel bilgilerin korunması için Secure Socket Layer (SSL) adı verilen standart teknoloji de dahil olmak üzere, genel kabul görmüş standart teknolojileri ve işletme güvenliği yöntemlerini kullanmaktadır. Teknolojinin güncel durumuna, teknolojik uygulamanın maliyetine ve korunacak verilerin niteliğine bağlı olarak, verilerinizin imha, kayıp, tahrifat, izinsiz ifşa veya izinsiz erişim gibi risklerden korumak için teknik ve idari tedbirleri almaktadır. Bu kapsamda birlikte çalıştığımız hizmet sağlayıcılarla veri güvenliğine ilişkin sözleşmeler yapılmaktadır
SMART HOLDİNG tarafından kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:
SMART HOLDİNG tarafından kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesi için alınan idari tedbirler:
KVKK m. 11 uyarınca veri sahipleri/very ilgilileri olarak kişisel verilerinize ilişkin aşağıdaki haklara sahipsiniz:
Bu taleplerinizi aşağıda belirtilen yöntemler ile kimliğiniz teyit edilebilir biçimde şirketimize iletebilirsiniz.
( 1 ) ıslak imzalı olarak şirketimizin Halil Rıfat Paşa Mahallesi, Yüzer Havuz Sokak No: 1/1/1377, Şişli / İstanbul adresine elden teslim edebilir veya iadeli taahhütlü posta yoluyla gönderilebilir.
( 2 ) 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamındaki “güvenli elektronik imza” nızla imzalandıktan sonra [email protected] adresine kayıtlı elektronik posta yoluyla gönderilebilir.
( 3 ) şirketimize daha önce iletilmiş olan ve şirketimiz veri tabanlarında kayıtlı bulunan e-posta adresini kullanmak suretiyle [email protected] e-posta adresine elektronik posta ile gönderilebilir.
Sizin adınıza bir üçüncü kişinin bilgi edinme hakkınızı kullanması için tarafınızca başvuruda bulunacak kişi adına konuya özel olarak düzenlenmiş özel vekâletnamenin ıslak imzalı ve noter onaylı aslı ibraz edilmelidir.
Veri sahiplerinin (İlgili kişilerin) kişisel verilerine ilişkin taleplerini Şirketimize yazılı olarak iletmeleri durumunda, Şirket veri sorumlusu sıfatıyla KVK Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içinde sonuçlandırılmasını sağlamak üzere gerekli süreçleri yürütmektedir.
Şirket, veri güvenliğinin sağlanması kapsamında, başvuruda bulunan kişinin başvuruya konu kişisel verinin sahibi olup olmadığını tespit etmek amacıyla bilgi talep edebilir. Şirketimiz ayrıca İlgili Kişinin başvurusunun talebe uygun bir biçimde sonuçlandırılmasını sağlamak adına, başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.
İlgili kişinin başvurusunun; diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engelleme ihtimali olması, orantısız çaba gerektirmesi, bilginin kamuya açık bir bilgi olması gibi durumlarda, vtarafından gerekçesi açıklanarak talep reddedilebilecektir.
Şirket tarafından, kişisel verilerin korunması mevzuatına uygunluğun sağlanması, muhafazası ve sürdürülmesi kapsamında her bir Şirket bünyesinde gerekli koordinasyonu sağlayacak olan “Kişisel Verilerin Korunması Komitesi” kurulmuştur. Bu Komite, şirket birimleri arasında birlik sağlanması, yürütülen faaliyetlerin kişisel verilerin korunması mevzuatına uygunluğunun temini için kurulan sistemlerin yürütülmesi ve iyileştirilmesinden sorumludur. Bu kapsamda, KVK Komitesi’nin temel görevleri aşağıda belirtilmektedir:
SMART HOLDİNG ANONİM ŞİRKETİ tarafından düzenlenen bu Politika ……………. 2026 tarihinde yürürlüğe konulmuştur. Bu Politika, SMART HOLDİNG internet sitesinde (www.smartholding.com.tr) yayımlanır ve kişisel veri sahiplerinin talebi üzerine ilgili kişilerin erişimine sunulur.
Şirket, Kanun’da yapılan değişiklikler nedeniyle, KVK Kurulu kararları uyarınca ya da sektördeki ya da bilişim alanındaki gelişmeler doğrultusunda işbu Politika ve bu Politika’ya bağlı ve ilişkili diğer politikalarda değişiklik yapma hakkını saklı tutar.
İşbu Politika’da yapılan değişiklikler derhal metne işlenir ve değişikliklere ilişkin açıklamalar Politika’nın sonunda açıklanır.
Smart Holding Anonim Şirketi (Veri sorumlusu)
Adres: Halil Rıfat Paşa Mahallesi, Yüzer Havuz Sokak No: 1/1/1377, Şişli / İstanbulTicaret Sicil No: 839050-0 – İstanbul Ticaret Sicil Müdürlüğü (Tescil Tarihi: 19.10.2012)
MERSİS No: 0772-0644-4290-0016
Vergi Dairesi / Vergi No: Şişli Vergi Dairesi – 7720644429
Tel: +90 (216) 225 72 00
E-posta: [email protected]
KEP: [email protected]
Web: www.smartholding.com.tr